Casos de éxito

Colombia

La factura electrónica en Colombia

I. Información relevante

i. Factura electrónica

La factura electrónica es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.

ii. Normatividad

Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria 1625 de 2016

Ley 962 2005

Resolución número 30 de 2019 “Por la cual se señalan los requisitos de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, así como las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para su implementación”

Resolución 19 de 2016 “Mediante la cual se prescribe un sistema técnico de control para la factura electrónica acorde con el Decreto 2242 de 2015, se señalan los procedimientos que deben agotar y los requisitos que deben cumplir los sujetos del ámbito de este

decreto y se disponen otros aspectos en relación con la factura electrónica”

ii. Sujetos obligados

1. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (la “DIAN”) para expedir factura electrónica.
2. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica.
3. Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.

La resolución 000064 del 01 de octubre de 2019, establece el calendario para los obligados a facturar de manera electrónica, los plazos van desde mayo de 2019 hasta agosto de 2020, dependiendo del contribuyente.

iv. Tercero en confianza

Actualmente, los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN prestan servicios de facturación electrónica prevalidando las facturas electrónicas, para posteriormente entregarlas a la DIAN.

Adicionalmente, el Estatuto Tributario Nacional establece que el Gobierno Nacional podrá reglamentar los procedimientos, condiciones y requisitos para la habilitación de los proveedores autorizados para validar y transmitir facturas, sin embargo, dicha regulación aún no ha sido emitida.

v. Estadísticas

• 2’373,000 de facturas electrónicas recibidas en 2018.
• 5,318 contribuyentes habilitados y seleccionados para facturar electrónicamente.
• 48 proveedores tecnológicos autorizados.

II. Antecedentes

La facturación electrónica se prevé en la legislación colombiana desde el año de 1995, ya que de conformidad con el artículo 37 de la Ley 223 de 1995, “Dentro de los seis meses siguientes a la vigencia de esta Ley el Gobierno Nacional reglamentará la utilización de la factura electrónica”, sin embargo fue hasta doce años después que se establecieron los parámetros de recepción, aceptación y conservación del documento en un medio digital, incorporándose un mecanismo voluntario de facturación electrónica, sin mergo dicho mecanismo no fue muy transcendente, en virtud de que prácticamente ninguna empresa facturaba de manera electrónica.

En virtud de lo anterior, en el año de 2013 la DIAN tomó como referencia los modelos avanzados de México, Brasil y Chile corrigiendo algunos errores del sistema, buscando la obligatoriedad entre los contribuyentes y masificando su uso.

Finalmente, el modelo de facturación electrónica fue adoptado en Colombia a través del Decreto 2242 de 2015, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016 , volviendo obligatoria la implementación de facturación electrónica, cuya entrada vigor se ha ido haciendo por tipos de contribuyente, empezando por los grandes, en septiembre de 2018.

Evolución de la factura electrónica en Colombia

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III. Proceso de emisión de una factura electrónica

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La factura electrónica se puede emitir a través de una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de facturar, o por medio de los servicios de un proveedor tecnológico.

Los contribuyentes que estén obligados o que opten por facturar electrónicamente, deberán contar con una firma digital, que es una combinación de una identidad electrónica y un código electrónico que sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas habilitadas en los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN.

A continuación se indican los principales pasos para emitir una factura electrónica:

1. Tanto las personas físicas como las morales que estén obligadas o que opten por facturar de manera electrónica deberán efectuar el procedimiento de habilitación previsto en el Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria.
2. Todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser validadas previo a su expedición, por la DIAN o por un proveedor autorizado por esta.
3. El obligado a facturar electrónicamente deberá suministrar a la DIAN un ejemplar de todas las facturas electrónicas generadas, dentro del término de cuarenta y ocho horas siguientes a su generación. En su caso, dentro del mismo término se deben entregar las correspondientes notas crédito o débito generadas.
4. La DIAN dará a conocer la recepción del ejemplar de la factura electrónica recibido por los medios que establezca y podrá ofrecer servicios de consulta del resultado de la verificación realizada por la misma tanto a los obligados a facturar electrónicamente como a los adquirentes que reciben la factura en formato electrónico de generación, respecto de sus propias transacciones.
5. El obligado a facturar electrónicamente podrá para tal efecto contratar los servicios de proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN.
6. El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar adquirente una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso o en formato digital, enviándola correo o dirección electrónica indicada por adquirente, o ponerla a disposición del mismo en sitios del obligado a facturar electrónicamente.
7. El adquirente que reciba una factura electrónica deberá informar al obligado a facturar electrónicamente el recibo de la misma.
8. Para efectos fiscales, la factura electrónica, las notas crédito y débito se conservarán en el formato electrónico de generación establecido por la DIAN, tanto por el obligado a facturar electrónicamente como por el adquirente que recibe en ese formato.

IV. Tipos de documentos transaccionables con certificación

Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente, relacionados con la facturación son:

1. Facturas
2. Notas Crédito
3. Notas Débito
4. Acuse de recibo

i. La factura electrónica

El Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria define la factura electrónica de la siguiente manera:

“Artículo 1.6.1.4.13. Definiciones. Para la aplicación e interpretación de los 1.6.1.4.13 a 1.6.1.4.23 del presente Decreto, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Factura electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en los artículos 1.6.1.4.13 a 1.6.1.4.23 del presente Decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito;”

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De conformidad con el Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, están obligados a facturar electrónicamente:

1. “Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica.
2. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica.
3. Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.”

Características principales de la factura electrónica:

1. Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
2. Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
3. Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
4. Incluye el Código Único de Factura Electrónica.

El sexto párrafo artículo 161-1 del Estatuto Tributario  establece que “el sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA)”.

De conformidad con el artículo 26 de la Ley 962 de 2005 , “para todos los efectos legales, la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación. La posibilidad de cobrar un servicio con fundamento en la expedición de una factura electrónica se sujetará al consentimiento expreso, informado y por escrito del usuario o consumidor del bien o servicio.”

Para efectos fiscales, tanto las facturas electrónicas, como las notas crédito y débito se conservarán en el formato electrónico de generación establecido por la DIAN, tanto por el obligado a facturar electrónicamente como por el adquirente que las recibe.

II. La nota de crédito y nota de débito

El segundo párrafo del artículo 1.6.1.4.1.3. del Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria establece que cuando deban expedirse notas crédito y/o débito, las mismas deben:

1. Generarse en el formato electrónico XML que establezca DIAN;
2. Corresponder a un sistema de numeración consecutiva propio de quien las expide; y
3. Contener como mínimo la fecha de expedición, el número y la fecha de las facturas a las cuales hacen referencia;
4. cuando sea el caso, el nombre o razón social y NIT del obligado a facturar y del adquirente, descripción de la mercancía, número de unidades, valor de los impuestos, valores unitario y valor total.
5. Las notas crédito y/o débito deben ser entregadas al adquirente en formato impreso o en formato digital, según como se haya entregado la factura electrónica.

V. Proveedores tecnológicos y proveedores autorizados

El artículo 616-1 del Estatuto Tributario establece que “todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser validadas previo a su expedición, por la DIAN o por un proveedor autorizado por esta.”

Asimismo, el citado artículo indica que los proveedores autorizados deberán transmitir las facturas electrónicas que validen, a la Administración Tributaria.

En este sentido, el tercer párrafo del artículo 616-1 establece que “el Gobierno nacional podrá reglamentar los procedimientos, condiciones y requisitos para la habilitación de los proveedores autorizados para validar y transmitir factura.”

Sin embargo, no obstante que el Estatuto Tributario prevé la posibilidad de que la factura electrónica sea transmitida a un proveedor autorizado por la DIAN para su validación, a la fecha no se ha regulado dicha figura.

Por otra parte, de conformidad con el artículo 616-4 del Estatuto Tributario, la figura del proveedor tecnológico se define como:

“ARTÍCULO 616-4 PROVEEDORES TECNOLÓGICOS, OBLIGACIONES E INFRACCIONES. Será proveedor tecnológico, la persona jurídica habilitada para generar, entregar y/o transmitir la factura electrónica que cumpla con las condiciones y requisitos que señale el Gobierno nacional. La Administración Tributaria, mediante resolución motivada, habilitará como proveedor tecnológico a quienes cumplan las condiciones y requisitos que sean establecidos.

Son obligaciones e infracciones de los proveedores tecnológicos las siguientes:

1. Los proveedores tecnológicos, deberán cumplir las siguientes obligaciones:

1. Generar y entregar facturas electrónicas atendiendo los términos, requisitos y características exigidos.
2. Transmitir para validación a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o a un proveedor autorizado por esta, las facturas electrónicas generadas, atendiendo los términos, requisitos y características exigidos.
3. Cumplir las condiciones y niveles de servicio que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
4. Garantizar y atender las disposiciones jurídicas relacionadas con la confidencialidad, integridad y reserva de la información.
5. Mantener, durante la vigencia de la habilitación, las condiciones y requisitos exigidos para ser proveedor tecnológico.
6. Abstenerse de utilizar maniobras fraudulentas o engañosas en las operaciones que realice, relacionadas con la factura electrónica que resulten en operaciones inexistentes, inexactas, simuladas, ficticias y cualquier otra figura que pueda utilizarse como instrumento de evasión, elusión o aminoración de la carga tributaria.
7. Prestar a sus clientes el soporte técnico y funcional relacionado con la implementación y expedición de la factura electrónica de manera oportuna y adecuada, conforme con las condiciones y niveles de servicio que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
8. Garantizar la disponibilidad de los servicios de infraestructura tecnológica que soportan la operación como proveedor tecnológico.
9. Garantizar la fácil interoperabilidad con otros proveedores tecnológicos y obligados a facturar electrónicamente, de acuerdo con lo señalado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
   […].”

Asimismo, el Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria establece la siguiente definición de proveedor tecnológico:

“Proveedor tecnológico: Es la persona natural o jurídica que podrá prestar a los obligados a facturar electrónicamente y/o a los adquirentes que opten por recibir la factura en formato electrónico de generación, cuando unos u otros así lo autoricen, los servicios inherentes a la expedición de la factura electrónica, incluida la entrega del ejemplar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN como se indica en el artículo 1.6.1.4.1.7 del presente Decreto, así como los servicios relacionados con su recibo, rechazo y conservación . El proveedor tecnológico deberá surtir el proceso de autorización por parte de la DIAN previsto en el artículo 1.6.1.4.1 .12 del presente Decreto.”

VI. Estadísticas

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VII. Fuentes consultadas

Beltrán, Andrés Felipe (2018). Implementación Facturación electrónica en Colombia. Universidad Católica de Colombia Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas.

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Fecha de elavoración: noviembre de 2019

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1. https://www.dian.gov.co/fizcalizacioncontrol/herramienconsulta/FacturaElectronica/Factura%20Electrnica/Decreto_1625_del_11_de_Octubre_de_2016.pdf

2. http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0962_2005.html

https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resolución%20000019%20de%2002-03-2016.pdf

https://www.dian.gov.co/Prensa/HistoricoCentrales/Ley%201819%20del%2029%20de%20Diciembre%20de%202016.pdf

3. http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/estatuto_tributario_pr025.html

4. http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0962_2005.html